根据PMSolutions的“PMO状态”报告, 拥有项目管理办公室(PMO)的组织比例从2007年的61%增加到最近的71%(2017年)。.

各家公司都在不断旋转的数字复杂性之门中竞争. 这增加了在有限资源下交付更多项目的压力, 同时还在发展业务. 随着快节奏的数字扩张和技术的不断颠覆, 要想铲除稳定的行业和企业，就必须保持和扩大市场份额，否则就得死在剑下.

平衡多个项目变得越来越重要, 当组织意识到它在竞争环境中的价值时, 在这个快节奏的环境中，最大限度地利用资源和按时完成任务是成败的关键.

项目管理办公室的管理原则以行业标准方法为基础 PRINCE2 或者来自 项目管理知识体系 专注于规划, 组织, 人员配备, 执行和控制一个组织的操作，以确保以最小的错误获得最大的输出.

但是是否有一个适合所有项目管理办公室? 让我们检查一下PMO是做什么的，以及您的组织是否应该在管理项目时考虑使用这种方法.

什么是项目管理办公室，为什么需要一个?

项目管理办公室在战略层面的项目管理中起着关键作用. 与项目管理不同, 哪个关注于项目团队中的日常活动, 项目管理办公室作为以下方面的框架 项目经理，为管理组织内的项目管理办公室提供方法和模板. 它控制维护和部署项目所需的项目管理资源. 它还有助于特定的PMO工具，如Smartsheet, 无礼的, 以及甘特图，为其他团队如何管理项目提供指导和支持.

组织内的领导团队通常在经营业务方面有其他重要的工作要关注，并且没有能力或潜在的技能在高水平上跟踪所有正在进行的项目.

项目经理忙于他们的日常活动和他们的团队, 所以这个深渊无人看管, 没有人优先考虑30,如何交付一个组织需要在一个财政年度内完成的许多项目. 没有PMO的组织结构, Communication可能会出错, 由于高层管理人员对基层企业的健康状况没有全面的了解.

PMO的责任

治理

设置跨组织开发项目的最佳实践. 它通过标准化跨部门所需的PMO方法来关注程序.

Communication

弥合高级管理层之间的差距, 部门领导, 在大型组织中，项目经理确保Communication和项目状态更新是一项艰巨的任务. 把这个PMO功能集中起来，可以确保高级管理层意识到哪些项目处于风险之中，并潜在地强调错过的机会，以便制定行动计划来纠正项目的下行轨迹.

管理资源

PMO管理项目之间的相互依赖关系, 将资源浪费和错误以及已经完成的可重复工作最小化. 它利用这些经验教训并收集经验教训, 将它们提供给其他项目团队，以增加进一步的优化并缩短时间. 它在项目经理之间创造了协同作用，确保项目的顺利进行.

训练

PMO培训和指导项目经理以及团队领导, 增加团队技能集的价值，同时也促进组织内的项目管理最佳实践, 让他们有发言权来引导项目朝着正确的方向发展.

战略规划

PMO是一个关键角色，负责帮助高级管理层关注哪些项目需要被取消，以及如何根据长期战略目标确定优先级.

不同类型的pmo

PMO在贵公司的层次结构中的位置取决于贵公司希望在其众多项目中实现的目标，以及创建一个独特的PMO功能来管理必须分配的特定任务所需的一致性. 反过来，这些任务是基于您的组织的需求.

组织可以考虑不同类型的pmo.

• 企业PMO: 确保项目与组织的愿景和战略保持一致. 通常情况下，企业pmo向CEO报告，并有权在所有项目中制定战略和战术决策.
• 区分PMO: 为组织内特定业务线的项目提供支持. 这包括计划管理、培训、资源计划和项目协调.
• 项目PMO: 这是针对单个项目或计划的持续时间建立的. 它包括行政支持、控制、监测和报告.
• 卓越项目管理中心: 定义项目管理标准和程序, 支持整个组织的项目团队的方法和工具.

你的组织需要PMO吗?

要成功实施PMO等级制度，公司必须记住几个关键概念:

1. 项目管理办公室的角色必须明确定义，责任不能含糊不清.
2. 而不是分配多个PMO角色和职责, 关注组织需要完成的短期和长期目标.
3. 要使项目管理办公室被组织的所有部门所接受，需要高级管理层的承诺. 没有这个授权, PMO部门只是另一个在组织中努力建立自己声音的筒仓.

在雇佣首席运营官之前, 花点时间了解一下什么是项目管理办公室, 以及它如何在长期内使组织受益. 从那里，实施一个行动计划，提供 明确PMO kpi 评估项目管理办公室活动的效益.

然而, 重要的是要记住，并不是每个组织都需要项目管理办公室，尤其是在开展业务的初始阶段. 随着公司的成熟, 是否引入项目管理办公室的问题变得越来越重要. 对于同时运行多个程序的大型组织来说, 投资一个项目管理办公室框架当然是有好处的, 目的是在内部利益相关者之间进行更清晰的Communication，并交付PMO kpi. 为了进一步了解公司规模如何影响对项目管理办公室的需求, 让我们来看一些数据:

• 90%的大企业都有项目管理办公室
• 88%的中型公司都有项目管理办公室
• 61%的小公司有项目管理办公室

总体而言，71%的公司设有项目管理办公室，这一数字在过去十年中增长了10%.

有一种趋势是，组织在没有预先评估风险和收益的情况下就开始了项目管理办公室. 如果PMO做得不好, 它会让公司在项目交付方面倒退，也会让公司对项目管理产生负面情绪, 让利益相关者紧张，不敢投入时间和金钱在未来的某个日期再次实施.

根据PMI 2017年行业脉搏, 那些将企业范围内的PMO结构与高级管理战略相结合的公司，比那些没有这样做的公司，有38%的项目达到了最初的目标.

实施项目管理办公室的好处如下:

• 提供一个标准化的项目管理方法和PMO最佳实践与有形, 对组织的长期利益.
• 跨程序的通信过程变得流线型, 允许增加团队之间的协作.
• 项目经理可以专注于日常的操作任务. 他们可以为团队成员提供指导机会， 提高技能组合 在需要的地方.
• 提供项目管理工具和软件的标准化使用使得在项目之间移动资源变得更加简单.
• 项目之间的资源共享将使强大的团队繁荣发展.

评估PMO框架

项目失败代价高昂. 去年 项目管理协会(PMI) 据报道，每10亿美元中平均有9700万美元损失在失败的项目上.

评估组织PMO目标的最佳方式是考虑团队如何跨多个系统协同工作. 关注团队内部和整个组织的协作过程，并评估涉众是否对项目运行方式有透彻的理解，是否对项目绩效有可视性

当团队在竖井中工作时, 财务成本可能会导致企业错失良机. 筒仓阻碍了组织的增长和效率, 哪些因素会导致不同部门的工作重复，以及团队士气低落, 从驱动结果和实现KPI中脱离出来.

项目管理办公室应确保所有团队使用一致的项目管理方法，并使用标准化的软件来管理所有项目. 工具和软件可以让你的团队高效地工作，但如果在整个组织中使用不当, 这可能成为一项代价高昂的业务. 这可能会影响工具管理的使用，从安全性到遵从性问题.

另一个考虑是允许项目团队使用不同的工具, 带来不同的工作方法. 这可能会阻碍组织在最需要资源的地方重新分配资源, 影响项目的成本, 上市时间和底线.

一些组织看到高级管理人员到目前为止远离日常活动, 他们没有意识到风险对正在进行的项目的影响, 导致交货时间差, 浪费资源和超出预算.

组织努力以结果为导向，这对他们的商业计划和成功至关重要. 在确定需要改进的领域，并确保组织在预算范围内按时交付最佳项目方面，PMO框架是一项有价值的资产.

衡量项目管理办公室的成功?

A 毕马威调查 发现近80%的组织认为他们的pmo在支持组织内部变革方面是“中等”到“非常有效”的.

根据Gartner的一项调查, 实施PMO的组织中有70%报告说项目成功率有所提高. 衡量PMO的成功使高级管理层能够做出明智的决定，决定如何最好地调整项目的结果.

组织必须首先定义并同意衡量什么来获得PMO的成功. 设置3到5个实际的kpi来衡量和跟踪它们. 以下是你可以尝试衡量的kpi列表:

• 完成的项目数量与放弃或未完成的项目数量之比. 重点关注那些有PMO参与的项目，而不是那些PMO没有提供输入的项目.
• 将估计的项目成本与企业的实际成本进行比较. 这可能是一个重要的业务驱动因素，可以将更多的权重放在这个KPI上.
• 分析由PMO协调的项目与没有PMO参与的项目的投资回报(ROI). 这可以验证PMO框架. 或者它将突出显示需要对PMO方法进行更改的地方.
• 按年(YoY)分析交付相同规模或优先级的项目所需的时间. 确保你对不同的苹果进行比较，公平地衡量这个KPI. 否则，输出将是无效的，并且不会有助于推动项目改进.
• 计算资源是否被适当地分配给项目. 确保项目中可用的资源数量正确. 这个PMO KPI将评估按时交付项目的影响.
• 向项目团队调查PMO过程及其对项目的影响. PMO的参与有用吗? PMO是否提供了提高项目团队技能的指导和指导?

度量PMO的结果应该产生对未来项目中PMO功能的改进. 在每个项目交付后评估项目管理办公室的kpi将确保项目管理办公室的增长和可持续性.

结论:PMO比以往任何时候都更重要

尽管两者在项目交付方面都有进步 瀑布和敏捷方法, 更多的想法可以放在项目的交付上，包括部署和产品发布. 想想你的项目的最终目标和你今天面临的一些挑战. 评估这些痛点, 使您的组织能够更好地适应管理项目所需的PMO功能. 它可以在这个复杂的技术环境中最好地服务于管理和项目团队.

pmo随着项目团队的新技术、方法和思维方式不断发展. 通过适应你的公司环境, 项目管理办公室可以承担更广泛的职能和责任, 支持跨业务的项目.

未来的PMO框架需要灵活，以适应项目的增长，并以更有意义的方式与组织的长期战略保持一致. 由于组织受到新技术需求的挑战, 远程工作环境, 增加项目的复杂性, 项目管理办公室的好处比以往任何时候都更加引人注目.